Vedtægter for den Selvejende Institution Randers Idrætshaller

§ 1. Hjemsted
Randers Idrætshaller er en selvejende institution med almennyttigt formål og hjemsted i Randers Kommune.

§ 2. Formål
Institutionens formål er at fremme idræt og foreningsliv i Randers Kommune ved at drive og etablere idrætslokaler og -anlæg, samt udøve relevant virksomhed i tilknytning knyttet hertil. Faciliteterne kan også anvendes til oplevelser af anden karakter for borgerne i Randers Kommune.

§ 3. Ejerforhold
Institutionen ejer Hal 1, 2, 3 og 4, Tennishallen, Dronningborghallen 1 og 2 og Ulvehøjhallen. 

Institutionen kan varetage driftsopgaver for haller, anlæg og institutioner, der ikke ejes af institutionen selv. 

Institutionen administrerer efter særskilt overenskomst, benyttelsen af skoleidrætshallerne i Randers.

Randers Idrætshaller kan udnytte restkapacitet til kommercielle aktiviteter.

Kommercielle aktiviteter i RI skal primært være tilknyttet aktiviteter og arrangementer i Randers Idrætshallers lokaler og undgå at medføre væsentlig tilsidesættelse af institutionens formål. 

I regnskabet skal de kommercielle aktiviteter rapporteres særskilt og retvisende i forhold til det samlede regnskab

§ 4. Repræsentantskab
Foreningerne tildeles stemmer til repræsentantskabet hvert år den 1. oktober. Repræsentantskabet består af SIKR-klubber, der har været medlem af SIKR i mindst 6 måneder og som har haft lejemål i lokaler ejet eller administreret af institutionen i de foregående 12 måneder. 
Repræsentantskabet består desuden af de i institutionen siddende bestyrelsesmedlemmer.

§ 5. Repræsentantskabsmøder
Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af oktober måned.

Indvarsling til repræsentantskabsmøderne og meddelelse om dagsorden skal bekendtgøres med mindst 30 dages varsel vedlagt en revisorattesteret oversigt over de stemmeberettigede foreninger.

Forslag, der ønskes behandlet på et repræsentantskabsmøde, skal være bestyrelsen i hænde senest 20 dage inden repræsentantskabsmødets afholdelse. 

Endelig dagsorden skal bekendtgøres skriftligt til de stemmeberettigede foreninger med mindst 8 dages varsel, vedlagt eventuelle fremsendte forslag. 

Dagsorden for mødet er følgende:
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab for senest afsluttede regnskabsår til godkendelse, fremlæggelse af gældende
     budget for indeværende regnskabsår til orientering og fremlæggelse af budget for næstkommende regnskabsår til godkendelse.
4. Indkomne forslag.
5. Valg til bestyrelsen.
6. Eventuelt.

Dirigenten afgør med bindende virkning alle spørgsmål angående behandlings-/ og afstemningsmåder.

Samtlige beslutninger og samtlige valg afgøres ved almindeligt flertal, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i vedtægterne.

Ved alle valg, hvor flere, end der skal vælges, er bragt i forslag, skal afstemningen ske skriftligt.

Medlemmerne af institutionens bestyrelsens har ret til med stemmeret og én stemme hver at deltage i repræsentantskabsmøderne. 

Dog har bestyrelsesmedlemmer udpeget af Randers Kommune eller andre end SIKR-klubberne ikke stemmeret ved valg af de bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der skal vælges af SIKR-klubberne.

Hver stemmeberettiget forening har én stemme.

For medlemsforeninger, der det foregående regnskabsår i institutionen har haft lokalelejemål med en egenbetaling på min. kr. 30.000 eller mere efter Randersordningens hallejeafsnit eller andre lokalelejemål, hvor 25% af lejen som egenbetaling udgør kr. 30.000 (beløbene pristal reguleres hvert år efter nettoprisindekset eller tilsvarende indeks, år 2024 = indeks 100) gælder følgende:

Medlemsforeninger med flere end 100 medlemmer har to stemmer, medlemsforeninger med flere end 300 medlemmer har tre stemmer, og medlemsforeninger med flere end 500 medlemmer har fem stemmer.

Medlemstallet, der anvendes, skal være det medlemstal som senest og med opgørelse 1. januar i året for repræsentantskabsmødets afholdelse rettidigt er indberettet til Randers Kommune efter dennes gældende regler for medlemsindberetning. Er medlemstallet ikke indberettet rettidigt, har den stemmeberettigede forening én stemme.

Selvstændige foreninger med egen generalforsamling og eget regnskab betragtes som værende en forening.

Foreninger med flere idrætsgrene med fælles generalforsamling og/eller fælles regnskab betragtes som værende én forening.

Bestyrelsesmedlemmer i foreninger, der er medlem af repræsentantskabet, kan afgive stemme for foreningen.

Andre medlemmer af foreningen kan afgive stemme for denne, hvis de har fuldmagt til mødet udstedt af foreningens bestyrelse.

Hver fremmødt kan kun repræsentere én forening.

Ekstraordinære repræsentantskabsmøder indkaldes af bestyrelsen, hvis flere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer kræver det.

Endvidere skal ekstraordinære repræsentantskabsmøder afholdes, dersom en gruppe repræsenterende flere end 30% af de berettigede stemmer skriftligt har fremsendt motiveret dagsorden til bestyrelsen. Senest 6 uger efter modtagelsen af et sådant krav foranlediger bestyrelsen indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde

§ 6. Vedtægter
Vedtagelse af vedtægtsændringer skal ske med mindst 2/3 af de på repræsentantskabsmødet afgivne stemmer. De på repræsentantskabsmødet vedtagne ændringer fremsendes til Randers Byråd til godkendelse.

§ 7. Bestyrelse
Institutionen ledes af en bestyrelse på 7 personer, som alle skal være myndige.

Det skal tilstræbes, at der nedsættes en kompetencebåret bestyrelse.

Randers Byråd udpeger for hver byrådsperiode formanden for bestyrelsen, samt yderligere 2 bestyrelsesmedlemmer.

Repræsentantskabet vælger 4 bestyrelsesmedlemmer og 4 suppleanter til bestyrelsen for institutionen.

Suppleanterne er at betragte som personlige suppleanter.

Medlemmerne valgt af repræsentantskabet afgår på skift med 2 medlemmer pr. år.

Hvis et medlem fratræder i valgperioden, indsættes suppleanten for den resterende del af perioden.

Bestyrelsens repræsentantskabsvalgte medlemmer vælger selv en næstformand af sin midte.

Der kan udbetales honorar for formands- og eventuelt næstformandsopgaven.

§ 8. Forpligtelser
Bestyrelsen har den overordnede ledelse af Randers Idrætshaller, herunder ansvaret for at fastsætte vision og strategi for organisationen.

Bestyrelsen skal påse, at institutionen drives i overensstemmelse med sit formål.

Bestyrelsen har ligeledes det overordnede økonomiske ansvar, og skal sikre en forsvarlig økonomisk drift. Driften skal så vidt muligt hvile i sig selv, og bestyrelsen skal sikre, at der afsættes tilstrækkelige midler til bevarelse af eksisterende lokaler og anlæg. 

Bestyrelsen udarbejder årligt en statusrapport over økonomi og drift som tilgår forvaltningen, det politiske udvalg og repræsentantskabet. 

En gang årligt deltager formanden for bestyrelsen og den daglige leder i et møde med det politiske udvalg til drøftelse af bl.a. status, økonomi, budget, anlæg og planer for institutionens fremtid.

§ 9. Møder
Bestyrelsen afholder møde, når formanden eller mindst to bestyrelsesmedlemmer ønsker det. 

Bestyrelsesmøder skal indkaldes med mindst otte dages varsel, og indkaldelsen skal indeholde en dagsorden med angivelse af de punkter, der ønskes behandlet på mødet. I juli og december indkaldes der med 14 dages varsel. 

Over bestyrelsens forhandlinger føres et referat, der underskrives af formanden eller dennes substitut. Referat udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest 14 dage efter mødets afholdelse, hvorefter medlemmerne kan indsende bemærkninger indtil 14 dage efter fremsendelsen. Referatet forelægges herefter til godkendelse på næste bestyrelsesmøde. 

Herudover fastsætter bestyrelsen i en forretningsorden nærmere bestemmelser for udøvelsen af sit hverv.

§ 10. Afstemninger
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal medmindre andet fremgår af vedtægterne. Ved stemmelighed er formandens eller i dennes forfald næstformandens stemme udslagsgivende.

§ 11. Køb og salg
Beslutninger om køb eller salg af fast ejendom eller om afslutning af aftaler om projektering eller etablering af idrætslokaler og idrætsanlæg kræver, at mindst 5 medlemmer er til stede og stemmer for forslaget.

Beslutninger om pantsætning af fast ejendom kræver, at mindst 5 medlemmer er til stede og stemmer for forslaget.

§ 12. Tegningsret
Institutionen tegnes af 2 bestyrelsesmedlemmer i forening, eller af direktøren og formanden i foreningen. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, ved aftaler om projektering eller etablering af idrætslokaler og idrætsanlæg eller ved overtagelse af ansvaret for driften af sådanne anlæg tegnes institutionen af mindst 5 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan meddele formanden eller den daglige leder prokura.

§ 13. Daglig ledelse    
Bestyrelsen ansætter en daglig leder for institutionen. Den daglige leder ansætter det personale, som er nødvendigt for virksomhedens drift. 
Det ansatte personale kan ikke være medlem af bestyrelsen.

§ 14. Bevillinger
Institutionen kan drive virksomhed, hvortil der kræves alkoholbevilling.

§ 15. Hæftelse
Institutionen hæfter alene med sin formue for sine forpligtelser. 

Bestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for institutionens forpligtelser.

§ 16. Budget/Regnskab
Institutionens regnskabsår er fra den 1. juli til den 30. juni efterfølgende år.

Bestyrelsesmøde om regnskabet for det afsluttede regnskabsår og om godkendelse af budgettet for næstkommende regnskabsår afholdes hvert år inden udgangen af oktober måned. Det reviderede og af repræsentantskabet godkendte regnskab fremsendes sammen med en attesteret udskrift af revisionsprotokollen samt budget til Randers Kommune til orientering.

§ 17. Revision
Institutionens regnskab revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

§ 18. Opløsning
Opløsning af institutionen kan kun foretages, hvis forslag herom vedtages enstemmigt af den samlede bestyrelse på et bestyrelsesmøde, der er indkaldt med mindst 14 dages varsel og med angivelse af forslag om opløsning. Ved likvidationen skal eventuelle overskydende midler anvendes i overensstemmelse med institutionens formål efter rådslagning med Randers kommune. 

Bestyrelsen forestår likvidationen.

§ 19. Ikrafttræden
Vedtægter vedtaget den 18.11.1998.

Ændringer, der er forelagt Randers Byråd til godkendelse, vedtaget den 29.4.2002, 28.11.2006, 31.3.2011, 31.1.2012, 5.2.2013, 2.2.2017, 29.6.2020 og den 24.02.2025